Wissensmanagement

Schon wieder was Neues?

Wir wissen es alle und hören es ständig: altersbedingt werden uns in den nächsten Jahren viele Kolleginnen und Kollegen verlassen! Damit jedoch nicht gleichzeitig auch das individuelle Wissen in den wohlverdienten Ruhestand geht, brauchen wir ein funktionierendes Wissensmanagement.

Thomas Koch, Annika Raiß und Lucienne Scheibner, Fachbereich Personal, moderieren seit März 2019 Workshops, um persönliches Wissen zu sichern.

Doch wie genau läuft ein solcher Wissenstransfer ab?

In einem kurzen Auftaktgespräch (ca. 30 Minuten) wird bereits festgeschriebenes Wissen (GVP, SLA’s usw.) zusammengetragen sowie der Ablaufplan zum eigentlichen Wissenstransfer besprochen. Außerdem wird festgelegt, wer am eigentlichen Workshop teilnimmt. Dies können neben der wissensgebenden Person und zwei Moderatoren des Fachbereichs Personal auch die jeweilige Führungskraft, eine weitere Person aus dem Team und bestenfalls sogar die Nachfolge sein. Die Entscheidung liegt bei der wissensgebenden Person, je nachdem, mit wem sie sich am wohlsten fühlt.

Es folgt das Kernstück: in einem 4-stündigen Workshop wird das Wissen durch acht verschiedene Instrumente „rausgekitzelt“. Positiv daran: die wissensgebende Person hat keinerlei Vorbereitungszeit.

Das Wissen wird während des Workshops mithilfe von Post-ITs auf Metaplanwänden festgehalten.

Die Instrumente sind im Einzelnen:

1. Wissensbaum (Einstieg, kein Bestandteil der finalen Dokumentation)

  • Wurzel: Gespräch über Ausbildung/Studium, Berufsstationen
  • Stamm: Festhalten der im Arbeitsleben erworbene Kenntnisse, Fähigkeiten
  • Krone: Kurzüberblick über aktuelle Aufgaben

2. Aufgaben

  • Welche Aufgaben führt die Person aus? Welche separaten Schritte gehören dazu?

3. Routinen

  • Überblick über Gewohnheiten der Stelle; täglich – wöchentlich – monatlich – jährlich  (Beispiele: Sitzungstermine, Rituale, Jour fix, wiederkehrende Aktivitäten)

4. Kontakte

  • Zu welchen Aufgaben kann welcher Kontakt hilfreich sein?
  • Welche Kontakte sind weiterhin zu pflegen? (intern/extern)

5. Gremien

  • In welchen Gremien, Arbeitskreisen oder Netzwerken ist die Person tätig? Welche Aufgaben kommen in diesen Gremien auf die Nachfolge zu (bspw. Organisation, Leitung, Protokollführung)?

6. „Top 5“

  • Prioritäten des Fachbereiches (Projekte, Budgets, Personal, kritische Fälle)

7. Strategie

  • Wo stand der Fachbereich früher, wo heute, wo in Zukunft? Welche Themen werden für die Zukunft als wichtig erachtet?


8. Tipps für die Nachfolge


Nach einem solchen Workshop wird durch die Moderation eine Dokumentation erstellt, welche die wissensgebende Person final vervollständigt (Word-Datei) und in einem kurzen Abschlussgespräch, etwa vier Wochen nach dem Workshop, mit allen Teilnehmenden rückkoppelt.

Im Nachgang ist es Aufgabe der Führungskraft bzw. der die Nachfolge einarbeitende Person, die Wissensdokumentation auszuhändigen, zu erläutern und in ein Einarbeitungskonzept einzuarbeiten.

Ganz wichtig: das dokumentierte Wissen entbindet den Fachbereich nicht von der Erstellung eines vollständigen Einarbeitungskonzeptes, sondern gilt als zusätzliche Unterstützung für die entsprechende Nachfolge.

 

Interesse an einem eigenen Wissenstransfer?

Dann sprechen Sie die uns gerne an.

Unsere Kontaktdaten:

Thomas Koch
th.koch@ladadi.de
-1054

Annika Raiß
a.raiss@ladadi.de
-1067

Lucienne Scheibner
l.scheibner@ladadi.de
-1137