Ungefilterte Kommunikation eröffnet Verbesserungspotenzial

Landrat Klaus Peter Schellhaas über Vision.iC

Zwei Jahre sind vergangen, seitdem wir das Führungsinformationssystem Vision.iC in zwei Pilotfachbereichen eingeführt haben. Inzwischen wurden kontinuierlich weitere Fachbereiche in das System aufgenommen – neben den Schulsekretärinnen stehen der Fachbereich Verkehr, das Jugendamt und das Da-Di-Werk noch aus.

Nun ist es an der Zeit, eine Zwischenbilanz zu ziehen: Sind durch die Einführung des Systems Verbesserungen eingetreten? An dieser Stelle möchte ich Ihnen daher einige Probleme und Vorschläge nennen, die über Vision.iC an Frau Lück, Herrn Fleischmann und mich kommuniziert und teilweise bereits umgesetzt wurden:

Vorübergehende Senkung von Standards im Fachbereich Konzernsteuerung

Rückmeldungen aus der Konzernsteuerung ergaben, dass die gesetzlichen und in den Services hinterlegten Ziele bei der Erstellung des Beteiligungsberichtes und des Gesamtabschlusses nicht erreicht werden können. Daher wurden mit meiner Zustimmung die vorhandenen Standards in den betroffenen Bereichen vorübergehend gesenkt, so dass eine Zielerreichung möglich war.

Geschwindigkeit des Bewerbungsprozesses

Aufgrund verschiedener Feedbacks in Vision.iC wurde von mir angeregt, ein Gespräch zwischen dem Fachbereich Personal, der Schwerbehindertenvertretung, der Frauenbeauftragten und dem Personalrat zu führen, um die Geschwindigkeit des Bewerbungsprozesses zu steigern.

IT-Problematik der Kreisverwaltung

Die vorhandene IT-Problematik der Kreisverwaltung (Anzahl der zu bearbeitenden Störungen und der zu betreuenden Fachanwendungen steigt kontinuierlich) wurde durch die Rückmeldungen aller Fachbereiche kommuniziert und für Abhilfe in Form von personeller Unterstützung gesorgt. Weitere Maßnahmen sind derzeit in Bearbeitung.

Umstellung des Mahnverfahrens in der Geschäftspartnerbuchhaltung

Da die Mahnverfahren regelhaft nicht gemäß der Services bzw. der Dienstanweisung von der Geschäftspartnerbuchhaltung durchgeführt werden konnten, wurde über Vision.iC vorgeschlagen, die entsprechende Dienstanweisung von drei Mahnstufen auf zwei Mahnstufen umzustellen, insbesondere vor dem Hintergrund, dass die 1. Mahnstufe ohnehin kaum erfolgreich ist. Der Vorschlag wurde von mir aufgegriffen und nach einem persönlichen Gespräch mit der Fachbereichsleitung umgesetzt.

Überlastung in der Kreisagentur für Beschäftigung (KfB)

Von mehreren Fachbereichen und Fachgebieten der KfB wurde auf die starke Überlastung eines Fachgebiets hingewiesen. Personelle Unterstützung wurde von Frau Lück und mir genehmigt.

Situative Vertretungskräfte in der Aktivierenden Hilfe

Von einigen Mitarbeitenden des Fachbereichs Aktivierende Hilfe wurde vorgeschlagen, situative Vertretungskräfte einzustellen, die bei langfristigem Personalausfall flexibel eingesetzt werden können. Der Vorschlag wurde von der Fachbereichsleitung hinsichtlich Finanzierungsmöglichkeiten und weiterer Vorteile ergänzt (keine Mehrkosten aufgrund Vakanzzeiten in der Besetzung frei werdender Stellen, nahtloser Wechsel auf freiwerdende Stellen nach guter Einarbeitung), über Vision.iC nach oben kommuniziert und nach Freigabe von Frau Lück und mir umgesetzt.

Umorganisation im Fachbereich Natur-, Gewässer- und Bodenschutz, Landschaftspflege

In Vision.iC wurde mehrfach eine Überlastung im Fachbereich Natur-, Gewässer- und Bodenschutz, Landschaftspflege geschildert. Durch Umschichtung von Personal aus einem anderen Fachgebiet konnten Synergieeffekte genutzt und damit eine Entlastung geschaffen werden. Neben weiteren Umorganisationen und Prozessanalysen wurde aufgrund der Feedbacks in Vision.iC außerdem ein Verfahrensablauf umgestellt, so dass weniger Schnittstellen entstehen und die Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöht wird. Nach Ausschöpfen aller Optimierungsmöglichkeiten wurde zudem eine weitere Stelle geschaffen.

Überlastung des Veterinäramtes

In Vision.iC wurde mehrfach die Überlastung des Veterinäramtes geschildert. Nach Anregung von Herrn Fleischmann wurde eine kurzfristige fachbereichsinterne Zwischenlösung in Form der Heranziehung einer vorhandenen, vorübergehend nicht besetzten Stelle im Bereich des Landwirtschaftsamts geprüft. Diese Zwischenlösung befindet sich derzeit in Umsetzung.

Zudem haben Frau Lück, Herr Fleischmann und ich durch Ihre monatlichen Rückmeldungen viele hilfreiche Informationen und Anregungen erhalten. Dies alles zeigt, dass das System eine Chance bietet, unsere Verwaltung langfristig zu verbessern.

Herzlichen Dank für Ihre Mitarbeit!