Während am 9.9.2019 für viele Menschen die Hochzeitsglocken läuteten, fand im Kreishaus Darmstadt eine beachtenswerte Scheidung statt. Vorausgegangen war ein Trennungskrieg, bei dem zeitweise heftig geschimpft und geflucht wurde. Es wurde haufenweise schmutzige Wäsche gewaschen (Aktenstaub und Schwärzungen hinterließen ihre Spuren). Entklammerungszangen wurden entführt und der beliebte Paginierstempel verschwand vorübergehend. Durch hinterhältige Tackerklammern verletzte Finger hinterließen blutige Spuren. 

Dank tatkräftiger Unterstützung der im Fachbereich eingesetzten Anwärterinnen und Anwärter verlief die Scheidung selbst dann am Montag ohne weitere Zwischenfälle: 1.980 Personalakten wurden zum Scannen abgeholt, insgesamt 2.019 Aktenordner in 302 Kisten verpackt. Zurück blieb ein nahezu leeres Archiv. Manch verstohlener Blick wurde dann doch in den Raum geworfen, in dem man zuvor jahrelang um jeden Zentimeter Platz gerungen hatte.  

Die neue Lebensgefährtin des Fachbereichs Personal heißt „Forpeople“. Die digitale Personalakte verspricht eine zentrale Datenablage, eine schnelle Auskunftsfähigkeit, die automatische Fristenkontrolle, komfortable Recherchemöglichkeiten, mehr Datensicherheit und zudem die Anbindung an das bestehende SAP-System.

Forpeople ist sehr kontaktfreudig, erteilt allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Fachbereichs Personal gleichzeitig Auskunft, erinnert an Termine und behält stets den Überblick. Vorbei ist nun die lästige Suche nach Akten. Dokumente können zukünftig mit Barcodes versehen werden und landen nach Unterschrift und dem Einscannen direkt in der richtigen Personalakte. Die zeitaufwändige Ablage im Archiv entfällt.

Wie bei jeder neuen Beziehung wird auch hier nicht alles reibungslos klappen. Vorgehensweisen müssen noch abgestimmt, Prozesse neu definiert und neue Dokumentenvorlagen erstellt werden. Aber in einem sind sich die Personalerinnen und Personaler einig: Wenn alles erst mal läuft, wird es richtig gut.

Dem Trend, auch eine Scheidung zu feiern, schloss sich der Fachbereich Personal an und feierte den Beginn des neuen Lebensabschnitts abends noch gemeinsam mit den Anwärtern im Darmstädter Ratskeller.