Fragen über Fragen und immer mehr Antworten
- Wann startet der Beteiligungsprozess?
Der Beteiligungsprozess ist bereits gestartet. Ihr erinnert Euch bestimmt! Es gab die Türanhänger-Aktion im Mai und Juni, wo wir nach Euren Ideen zum Arbeitsplatz der Zukunft gefragt haben. Außerdem die Umfragen zu den Standortkriterien sowie zur Bestandsaufnahme Eurer Arbeitswelt.
- Wie kann ich mich an der Zukunftswerkstatt beteiligen?
Es gab und gibt immer wieder Aktionen (Türanhänger-Aktion, Umfragen) und in Zukunft auch konkrete Projekte, an denen interessierte Kolleginnen und Kollegen mitarbeiten können. Derzeit läuft das Bewerbungsverfahren für die „neuen Arbeitswelten“ in den Pavillons, die ab Ende 2020 auf dem Gelände der Kreisverwaltung stehen werden. Alle Fachbereiche bzw. Fachgebiete, die sich bewerben und in die engere Auswahl kommen, werden natürlich frühzeitig eingebunden, sodass die neuen Arbeitsplätze- und -welten genau an den Bedürfnissen der jeweiligen Bewerber ausgerichtet werden können. Dieser Prozess benötigt Zeit und eine gute Planung. Daher wurde der Bewerbungsprozess frühzeitig angestoßen.
- Ist es sinnvoll, sich Gedanken über Konzepte zu machen und diese einzubringen?
Das ist immer sinnvoll! Es gibt Kolleginnen und Kollegen, die bei anderen Arbeitgebern bereits Erfahrungen mit „neuen Arbeitswelten“, flexiblem Arbeiten etc. gemacht haben. Von diesen Erfahrungen und diesem Wissen können wir alle profitieren. Das gleiche gilt selbstverständlich auch für die Kolleginnen und Kollegen, die schon lange im LaDaDi arbeiten und aus den unterschiedlichsten Gründen Erfahrungen und Wissen zu diesem Bereich haben.
- Wie kann eine Beteiligung überhaupt erst ermöglicht werden (Stichwort Arbeitsbelastung)? Welche Anreize gibt es sich einzubringen?
Für die Umsetzung konkreter Projekte werden, je nach Thema Projektteams oder ähnliches gebildet. Auch hier werden wir mit verschiedenen Formaten experimentieren, wie Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Fachbereichen für einen bestimmten Zeitraum zusammenarbeiten können. Für diese Zeiträume müssen natürlich Lösungen gefunden werden, damit die Fachbereiche oder Fachgebiete dadurch keine Mehrbelastung im Tagesgeschäft tragen müssen. Das wird ab Frühjahr 2020 konkreter werden.
- Die Zukunftswerkstatt ist eine tolle Idee. Was können wir aber wirklich bewirken und beeinflussen? Da gibt es leider auch schlechte Erfahrungen aus der Vergangenheit.
Die Zukunftswerkstatt lebt von den Ideen der ganzen Belegschaft. Denn nur, wenn die Kolleginnen und Kollegen die neuen Arbeitswelten mitgestalten, werden wir auf lange Sicht erfolgreich sein. Schließlich geht es um eine neue Art der Zusammenarbeit und um einen kulturellen Wandel, der nur mit den Mitarbeitenden selbst gestaltet und gelebt werden kann. Die Projektleiterinnen Stephanie Bastian und Monika Abendschein bündeln die Themen, welche die Veränderung der Arbeitswelt, Digitalisierungsprozesse usw. betreffen, und steuern diese.
- Inwiefern werden die Azubis mit ihren Ideen einbezogen?
Die Azubis können sich genauso einbringen und mitgestalten, wie alle anderen Kolleginnen und Kollegen.
- Welche Rolle spielen die Führungskräfte bei diesem Prozess?
Die Führungskräfte haben eine zentrale Rolle bei Veränderungsprozessen. Eine Veränderung beim Arbeiten kann nur funktionieren, wenn dies von allen Seiten gesehen und gewollt wird. Die Rolle und das Selbstverständnis von Führungskräften sind im Wandel hin zu „kollegialem Führen“, Führen auf Augenhöhe, partizipativem Führen essentiell.
Im Fortbildungsportal findet man in der Rubrik #Zukunftswerkstatt für 2020 Fortbildungen für Führungskräfte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den Themenbereichen der Zukunftswerkstatt.
- Auf welchem Weg werden die Anregungen der Mitarbeiter an den Landrat kommuniziert?
Anregungen können jederzeit an zukunftswerkstatt@ladadi.de oder im persönlichen Gespräch mit den Projektleiterinnen Stephanie Bastian und Monika Abendschein kommuniziert werden. Die Projektleiterinnen berichten regelmäßig an Landrat Schellhaas.
- Wo wird der neue Standort sein?
Nachdem der Kreistag den Kriterienkatalog für die Suche nach geeigneten Flächen am 9. September 2019 beschlossen hat, läuft derzeit eine entsprechende Abfrage in den 23 Städte und Gemeinden im LaDaDi. Wir sind gespannt, welche Städte und Gemeinden sich bewerben.
- Welche Kriterien werden für den neuen Standort zugrunde gelegt?
Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung zu den Standortkriterien sind in den Kriterienkatalog eingeflossen. Hier sind die zusammengefassten Ergebnisse:
Die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und mittels motorisiertem Individualverkehr sind für jeweils rund 75 Prozent der Befragten wichtige Kriterien. Die Erreichbarkeit mit dem Fahrrad spielt immerhin schon für fast 43 Prozent der Befragten eine Rolle. Je nach Lage des neuen Standorts und durch entsprechende Anreize des Arbeitgebers ist der Anteil der Radler sicherlich noch ausbaufähig. Analog dazu wünschen sich die Auto-, Motorrad- und Radfahrenden entsprechende Stellplätze.
Der Einfluss von Umweltfaktoren, wie die Luftqualität, Außenlärm etc. hat für die Befragten mit rund 72 Prozent höchste Priorität. Auch äußern nahezu 60 Prozent der Umfrageteilnehmenden den Wunsch nach einem gastronomischen und/oder Einzelhandelsangebot im Umkreis des neuen Standortes. Für rund die Hälfte der Befragten ist die Anbindung an Grün- und Freiflächen von Bedeutung.
Rund 60 Prozent der Befragten wünschen sich eine identitätsstiftende Kreisverwaltung. Hier zeigt sich der Wunsch nach Zusammenlegung, einem Wir-Gefühl sowie einer übergreifenden Kultur. Eine wichtige Bestätigung für die Sinnhaftigkeit und die Notwendigkeit der #Zukunftswerkstatt. Aber nicht nur die Innenwirkung, auch die Außenwirkung spielt für rund 60 Prozent der Umfrageteilnehmer und -teilnehmerinnen eine wichtige Rolle.
- Was spricht gegen den Standort Dieburg?
Der Standort Dieburg wird wie alle anderen 22 Kreisstädte und -gemeinden geprüft.
- Was bedeutet eine gute ÖPNV-Anbindung?
Der neue Standort muss mit dem öffentlichen Nahverkehr aus allen Richtungen gut erreichbar sein.
- Bleiben die bisherigen Standorte bis zum Umzug in den Neubau bestehen?
Ja
- Bleibt das Parkhaus bestehen, wenn Trakt 5 stillgelegt wird?
Ja, das Parkhaus wird instand gehalten und kann weiterhin genutzt werden.
- Ist der Standort in Kranichstein vermarktbar?
Die Vermarktbarkeit wird zurzeit geprüft.
- Werden Mängel bei den aktuellen Büros und Sozialräumen noch behoben, z.B. alte stinkende Toiletten, nicht optimale Sitzungsräume?
Solange die Räumlichkeiten genutzt werden, werden auch bestehende Mängel behoben, um weiterhin ein gutes Arbeitsumfeld zu bieten.
- Was bedeutet „verdichten“?
Eine Verdichtung wird bereits in den Bestandsgebäuden praktiziert. Das bedeutet, dass bei Personalaufwuchs aktuelle Flächen effizienter genutzt werden müssen, z.B. Einzelbüros werden zu zweit genutzt oder auch ein Arbeitsplatz geteilt, wenn Home Office/Telearbeit ausgeübt wird.
- Wie sollen die neuen Arbeitswelten aussehen? Wo bekommen wir Anregungen für neue Arbeitswelten? Was ist möglich?
Neue Arbeitswelten beinhalten verschiedene Arbeitsmöglichkeiten an verschiedenen Orten. Für unterschiedliche Tätigkeiten, wie fokussieren, zusammenarbeiten, entwickeln, vernetzen, lernen, erholen und erledigen werden unterschiedliche Module zur Verfügung stehen, die individuell genutzt werden sollen.
Das Konzept zur neuen Arbeitswelt des LaDaDi wird derzeit partizipativ und schrittweise für die Pavillons entwickelt. Hierbei unterstützt uns das Beratungsunternehmen M.O.O.CON. In verschiedenen Workshops erarbeiten wir mit ca. 15 Teilnehmerinnen und Teilnehmern quer aus der Kreisverwaltung das Arbeitskonzept, Tätigkeitstypen und Raummodule. Die Pavillons sind unser Experimentierraum. Die Erfahrungen, die hier gemacht werden, fließen in den Neubau der Kreisverwaltung ein. Die #Zukunftswerkstatt wird auch über den eigenen „Tellerrand“ hinausschauen und sich mit Unternehmen in der Region, die bereits Vergleichbares umsetzen, über deren Erfahrungen austauschen.
- Wie langfristig ist die neue Lösung?
Ein flexibles und modulares Arbeitskonzept, wie wir es anstreben, ermöglicht uns eine langfristige Nutzung.
- Werden Wünsche und Bedürfnisse der Fachbereiche und Fachgebiete berücksichtigt?
Die Bedürfnisse und Wünsche der Fachbereiche und Fachgebiete werden bei der Gestaltung der Pavillons berücksichtigt. Die Erfahrungen mit diesen „neuen Arbeitswelten“ werden dann auch in den Neubau einfließen.
- Wie sieht das Raumkonzept bei Fachbereichen mit viel Publikumsverkehr aus?
Auch hier gilt, dass die Bedürfnisse berücksichtigt werden und es für Fachbereiche mit viel Publikumsverkehr ein entsprechendes Raumkonzept geben wird.
- Warum brauchen wir bei Stellenaufbau mehr Arbeitsplätze?
Wir brauchen nicht zwangsläufig mehr Arbeitsplätze in Form von klassischen Schreibtischen. In einem flexiblen und mobilen Arbeitskonzept gibt es unterschiedliche Arbeitsplatzangebote, die von einem Bereich geteilt werden.
- Wie werden die Experimentierräume praktisch umgesetzt?
Mit Experimentierräumen sind zunächst die Pavillons gemeint, die bis Ende 2020 auf dem Hof der Kreisverwaltung in Kranichstein entstehen. Hier testen wir die neuen Arbeitswelten unter Berücksichtigung der Nutzerbedürfnisse. Den Nutzern der Pavillons stehen verschiedene Arbeitsmöglichkeiten und -orte zur Verfügung. So kann individuell je nach Tätigkeit der geeignete Arbeitsort gefunden werden.
- Wann starten wir mit den Testbüros?
Die Pavillons sollen Ende 2020 auf dem Gelände der Kreisverwaltung bezugsfertig sein.
- Müssen alle Kolleginnen und Kollegen aus Trakt 5 in die Pavillons ziehen?
Derzeit läuft das Bewerbungsverfahren für die Pavillons. Es haben alle Fachbereiche, Fachgebiete und Büros die Möglichkeit sich zu bewerben. Trakt 5 muss bis Ende 2020 geräumt sein, d.h. alle Kolleginnen und Kollegen aus Trakt 5 müssen dort ausziehen. Es wird für alle einen Arbeitsort geben, ob in den Pavillons oder den anderen Trakten.
- Wird es eine Kita geben?
Die Überlegungen zu einer Kindertagesstätte U3 oder Ü3 werden in die Planungen für einen Neubau einbezogen. Ob dies auch realisiert werden kann, ist noch nicht abzusehen.
- Wann wird Home Office auch wirklich umgesetzt?
Home Office ist ein wesentlicher Bestandteil des neuen Arbeitskonzepts. Landrat Schellhaas und die Verwaltungsleitung unterstützen dies ausdrücklich und fordern dies auch von den Führungskräften ein. Die bestehende Dienstvereinbarung zur Telearbeit gilt noch bis Ende des Jahres. Die neue Regelung soll wesentlich flexibler und einfacher in der Handhabung sein.
- Haben die Kollegen, die Home Office nutzen, in Zukunft keinen fest zugeteilten Arbeitsplatz mehr?
Das könnte eine mögliche Regelung sein. Das neue Arbeitskonzept für die Pavillons sieht dies aufgrund der Ausrichtung an Tätigkeiten prinzipiell vor – unabhängig von der Nutzung von Home Office. Der Personalrat ist ebenfalls in die Planungen einbezogen. Sobald Details feststehen, werden diese auch bekannt gegeben.
- Wann wird die E-Akte ausgrollt?
Einige Bereiche nutzen die E-Akte bereits. Es ist geplant und notwendig, dass alle Fachbereiche bis spätestens zum Inkrafttreten des Online-Zugangsgesetzes über eine E-Akte verfügen. Die E-Akte wird daher sukzessive ausgerollt und die Transformation begleitet werden.
- Werden spezielle Anforderungen (z.B. des Jugendamtes) an die E-Akte berücksichtigt?
Im Rahmen von Schnittstellen und der Registerstruktur, ja. Jeder Fachbereich soll schließlich gut digital arbeiten können. Es ist jedoch notwendig sich im Laufe der Einführung bzw. des Arbeitens mit der E-Akte mit den Arbeitsprozessen der jeweiligen Fachbereiche auseinanderzusetzen und diese an die neuen Möglichkeiten, die durch das digitale Arbeiten entstehen, anzupassen. Es werden keine „Sonderlösungen“ aufgrund von veralteten analogen Anforderungen erfolgen.
- Wann startet die E-Mail-Verschlüsselung?
Die E-Mail-Verschlüsselung ist bereits gestartet. Weitere Informationen: https://intranet.ladadi.de/index.php?id=21227
- Gibt es Fördermittel für die Digitalisierung der Verwaltungsdienstleistungen?
Im Sommer haben wir ein Digitalisierungsprojekt mit der Hochschule Darmstadt begonnen, das uns mit regionalen Akteuren aus Gewerbe und Industrie vernetzt. Dafür bekommen wir vom Bund eine Förderung, die es uns erlaubt, neue Technologien auszuprobieren.
Ob wir für die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes Fördermittel erhalten, wissen wir aktuell noch nicht. Im Allgemeinen wird schon aufgrund des Gebotes, sparsam mit unseren Ressourcen umzugehen, für die einzelnen Projekte geprüft werden, ob Fördermöglichkeiten bestehen.
- Wann ziehen wir um? Wann startet der Umzug?
Wir rechnen in ca. acht Jahren mit dem Umzug an den neuen Standort.Alle Details rund um den Umzug werden rechtzeitig kommuniziert, sodass sich jeder darauf vorbereiten kann.
- Warum ziehen wir um?
Der städtebauliche Wettbewerb hat ergeben, dass ein Erhalt des Standorts mit zu vielen Kompromissen auf wirtschaftlicher und funktionaler Ebene verbunden gewesen wäre. Deshalb wollen wir die Liegenschaft in Kranichstein aufgeben und suchen einen neuen Standort.
- Was sind die nächsten Schritte?
Derzeit läuft das Bewerbungsverfahren für die Pavillons, wo wir ab Ende 2020 die neuen Arbeitswelten erproben wollen. Außerdem starten demnächst erste konkrete Projekte, die sich aus den Rückmeldungen der Belegschaft über die Türanhänger ergeben haben.
- Wer leitet und unterstützt die Zukunftswerkstatt?
Stephanie Bastian und Monika Abendschein leiten die Zukunftswerkstatt. Außerdem sind neben der Verwaltungsleitung die Bereiche E-Government und Datenschutz sowie Medien und Kommunikation vertreten. Es gibt einen regelmäßigen Austausch mit dem Landrat sowie mit den Querschnittsfunktionen Personalrat, Personal, Allgemeine Verwaltung, Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte etc. Bislang wird der Prozess von dem Beratungsunternehmen M.O.O.CON begleitet.
- Was ist mit "Hessenkasse" gemeint?
Die Hessenkasse ist ein Programm zur Entschuldung hessischer Kommunen von Kassenkrediten und zur Förderung kommunaler Investitionen. Der Masterplan 2020+, der den Standorterhalt in Kranichstein vorsah, musste aufgrund der Hessenkasse gestoppt werden, weil der LaDaDi seine Kassenkredite früher als ursprünglich geplant zurückbezahlen muss.
Was fehlt?
Wenn Euch eine Frage fehlt, her damit: zukunftswerkstatt@ladadi.de
Quelle Titelfoto: Tony Hegewald, pixelio