Seit 18. März sind die Kreishäuser in Darmstadt und Dieburg sowie die Außenstellen für den Publikumsverkehr geschlossen. Dringende Angelegenheiten für Bürgerinnen und Bürger sowie Mitarbeitende werden dennoch bearbeitet. Dafür sorgt eine Notbesetzung innerhalb der Behörde.

Wie meistern nun die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreisverwaltung ihren gerade nicht alltäglichen Alltag im Home Office? Was läuft gut, was fehlt und welche ultimativen Tipps haben sie gegen den Lagerkoller?

Haben Sie bereits vor der Corona Krise Home Office genutzt?

Nein, ich habe bisher kein Home Office genutzt. Als Führungskraft wollte ich vor Ort präsent sein. Allerdings war ich seit Ende letzten Jahres längere Zeit krank und habe mir deshalb den Zugriff von Zuhause einrichten lassen. Das kommt mir jetzt zugute.

Hat sich Ihre Haltung zum Thema Home Office jetzt geändert?

Es ist toll, dass ich das nutzen kann. Ich versuche, das Positive in der derzeitigen Situation zu sehen. Ich verliere keine Zeit mehr auf dem Weg zur Arbeit und kann jetzt mehr Zeit mit meinen Kindern verbringen.

Wie ist das Arbeiten im Home Office?

Das Arbeiten ist ganz anders und die größte Herausforderung ist für mich, mein Team aus der Ferne zu führen.  Die Kolleginnen und Kollegen fehlen natürlich, aber wir sind zum größten Teil gut vernetzt. Ich telefoniere viel. Manchmal wäre es besser, eine Videokonferenz machen zu können. Aber da sind wir ja dran.

Was meinen Sie, wie wirkt sich die jetzige Situation auf unser zukünftiges Arbeiten aus?

Ich glaube, vieles wird sich ins Digitale verlagern. Wie sich das auf die Personalführung auswirkt, kann ich jetzt noch nicht sagen. Für mich ist es aktuell schwer vorstellbar, ein strukturiertes Jahresgespräch mit einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin per Videokonferenz zu führen, weil mir die persönliche Nähe fehlt. Aber machbar wäre es sicher.

Was tun Sie gegen den Lagerkoller?

Ich versuche, viele Dinge gelassener zu sehen. Dennoch ist eine gewisse Struktur wichtig. Nach dem Aufstehen bereiten die Kinder das Frühstück vor und ich versuche mir kurz Zeit zu nehmen für ein gemeinsames Frühstück. Danach erledigen die Kinder ihren Lernstoff. Später gibt es Medienzeit. Wir kochen und backen zusammen. Bei dem guten Wetter sind wir viel draußen. Da die Kinder jetzt ihren Sport nicht machen können, haben wir uns ein Trampolin angeschafft.

Wie läuft es im Home Office?

Besser als gedacht und das, obwohl ich vorher keinen Home Office Arbeitsplatz hatte und jetzt alles kurzfristig improvisiert wurde. Den Token teile ich mir mit meiner Kollegin, die morgens einmal für mich das Knöpfchen drückt. Mit ein wenig Improvisation habe ich mir zu Hause meinen Arbeitsplatz so gut es eben geht eingerichtet. Zwar habe ich keinen ergonomischen Arbeitsplatz, aber mit Hilfe von Kissen habe ich einen ganz normalen Stuhl so modifiziert, dass ich einigermaßen ergonomisch sitzen kann und das Bügelbrett dient mir als Stehpult.

Wurde bereits vor Corona Home Office genutzt?

Bei meinem früheren Arbeitgeber schon, aber noch nicht seitdem ich für die Kreisverwaltung arbeite.

Was funktioniert gut?

Die Technik funktioniert einwandfrei und von meinen Aufgaben her kann ich alles, was ich derzeit bearbeiten muss, aus dem Home Office erledigen. Ich nutze immer direkt die frühen Stunden ab 6:30 Uhr und dann die Zeit nach 12 Uhr, um meine Arbeiten auf dem Server zu erledigen. Zwischen 9 und 12 Uhr versuche ich – sofern es möglich ist – Arbeiten zu erledigen, die ich außerhalb des Servers machen kann, um die Kapazitäten zu schonen und für andere verfügbar zu halten. Die Vernetzung mit den Kolleginnen und Kollegen erfolgt nun digital oder per Telefon – das funktioniert auch ganz gut, kann aber natürlich den persönlichen Kontakt nicht ersetzen.

Was könnte besser laufen?

Ich kann mich aktuell nicht beklagen und bin sehr froh, dass es für mich möglich ist, von zu Hause aus zu arbeiten.  
 

Was fehlt?

Neben einem ergonomischen Arbeitsplatz und einem zweiten Bildschirm fehlt mir am meisten der direkte Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen. Zwar sind wir auf anderen Wegen vernetzt, aber persönliche Gespräche und Abstimmungen oder die gemeinsame Mittagspause fehlen mir schon sehr.

Hast Du ein paar Tipps gegen den Lagerkoller?

Ich denke, es ist wichtig, die fehlenden sozialen Kontakte auf anderem Wege auszuleben. Ich war am Wochenende zum Beispiel auf der ersten virtuellen Geburtstagsparty meines Lebens und muss sagen, es war gar nicht so schlecht. Das Geburtstagskind hat zuvor Getränke vor die Haustüren der Gäste gestellt und abends haben wir uns per Videokonferenz getroffen und gemeinsam gefeiert.

Darüber hinaus helfen mir Spaziergänge an der frischen Luft – das Wetter ist ja glücklicherweise gut und hebt etwas die Stimmung. Da ich ländlich wohne, gibt es hier viele Spazierwege, die nicht stark frequentiert sind. So kann ich das Kontaktverbot bzw. den Mindestabstand zu anderen Menschen problemlos einhalten. 

Auch nutze ich derzeit die Gelegenheit Dinge zu erledigen bzw. mich mit Themen zu beschäftigen, für die ich normalerweise keine Zeit habe oder sie mir nicht nehme. Das gibt mir ein gutes Gefühl und hilft mir in all dem Chaos dennoch etwas positiv zu bleiben.

Wie läuft es im Home Office?

Grundsätzlich läuft es gut. Ich nutze bereits seit etwa einem Jahr Home Office – meistens an einem festen Tag in der Woche. So habe ich schon von Zuhause Zugriff auf alle von uns genutzten Programme und die digital geführten Akten. Die Kommunikation mit den Kolleginnen und Kollegen läuft jetzt dank Telefonstandleitung ins Kreishaus. Die von außen eingehenden Anrufe werden umgeleitet.

Was könnte besser laufen?

Momentan bin ich darauf angewiesen von den Kolleginnen und Kollegen eine Mitteilung zu erhalten, sofern ich einen Posteingang in Papierform erhalte. Zwar werden bei uns alle Vorgänge digitalisiert, jedoch nur bis zu einer Größe von DIN A3. Dadurch benötige ich auch die Mitteilung, ob die Posteingänge vollständig digitalisiert wurden. Hier hilft die gute alte Excel-Tabelle, um einen Überblick zu behalten, beispielsweise bei Terminsachen. Aufgrund des derzeitigen Notbetriebs ist  nur eine Kollegin vor Ort, die die Posteingänge des ganzen Teams koordiniert, große Pläne studiert und notwendige Unterschriften leistet.

Ein zweiter Bildschirm wäre auch hilfreich.
 

Was fehlt Ihnen?

Es fehlt der direkte Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen. Dazu gehört sowohl der fachliche  Austausch als auch der kleine private Plausch, etwa in der gemeinsamen Mittagspause.

 
Was ist Ihr ultimativer Tipp gegen den Lagerkoller?

Gegen den Lagerkoller hilft das derzeit schöne Wetter bei einem Spaziergang durch die Weinberge oder im Garten nach Feierabend zu genießen.

Hast Du schon Vorerfahrung mit Home Office?

Nein, ich bin ein Neuling. Am 1. Mai wollte ich offiziell damit starten. Das kam jetzt schneller als gedacht…

Wie läuft es denn?

Gut. Wir hatten die digitale Personalakte bereits eingeführt und auch Zugriff auf SAP. Einen Token hatte ich schon, um auf unser Netzwerk von extern zuzugreifen. Wir arbeiten flexibel im Schichtbetrieb, sodass immer jemand telefonisch erreichbar ist. Wir stimmen uns eng ab, machen täglich eine Telefonkonferenz mit allen Personalreferenten. Es ist gerade jetzt besonders wichtig, dass wir uns eng abstimmen. Wir sitzen alle im gleichen Boot.

Was fehlt?

Ein Videokonferenzsystem. Das wäre dann auch für zukünftige Vorstellungsgespräche hilfreich. Generell denke ich, dass die Corona-Krise die Digitalisierung vorantreibt. So sollten wir gut gerüstet sein für unser neues Arbeitskonzept in den Pavillons.

(Anm. der Red.: Mehr Infos zur #Zukunftswerkstatt und den neuen Arbeitswelten beim LaDaDi)

Was tust Du gegen den Lagerkoller?

Ich rufe meine Kolleginnen und Kollegen lieber an anstatt ihnen zu mailen. Mich ordentlich anzuziehen, so als würde ich ins Büro gehen, gibt mir auch ein besseres Gefühl. Zur Entspannung schaue ich mir gern Brillenpinguine im Dauerlivestream an.

(Anm. der Redaktion: Es handelt sich um die Apple App „Pocket Penguins“ der California Academy of Sciences. Die Deutsche Gesellschaft für Psychiatrie und Psychotherapie, Psychosomatik und Nervenheilkunde hat als Reaktion auf die derzeitige Ausnahmesituation fünf Empfehlungen ausgesprochen, wie das seelische Gleichgewicht trotz massiver Alltagseinschränkungen durch den Coronavirus gehalten werden kann. Die App „Pocket Penguins“ ist eine der fünf Empfehlungen.
https://tos-news.de/news/2020/03/31/app-zeigt-brillenpinguine-im-dauerlivestream-iphone-ticker-de/

Wie geht es Ihnen im Home Office?

Ich lebe in Bayern und darf das Haus nur in dringenden Angelegenheiten verlassen. Noch im Februar hatten wir eine Fachtagung mit einem Vortrag zum Thema „Gut durch die Krise kommen“. Der Referent war Marc Wallert, der vor 20 Jahren im indonesischen Dschungel entführt wurde. Jetzt inspiriert er Menschen, wie sie gestärkt aus Krisen hervorgehen können. Wer hätte gedacht, dass das Thema so schnell aktuell wird…

Haben Sie vorher schon Home Office genutzt?

Ja, ich habe vorher schon ab und zu Home Office genutzt, weil ich eine recht lange Anfahrt zur Arbeit habe. Die technischen Voraussetzungen waren also schon da. Für bestimmte Tätigkeiten, wie Konzepte oder Berichte schreiben, funktioniert das auch gut, aber jeden Tag von Zuhause zu arbeiten ist eine Herausforderung. Immerhin sehe ich meinen Mann jetzt jeden Tag!

Was fehlt Ihnen am meisten?

Ich vermisse die Rituale am Arbeitsplatz. Die gemeinsamen Mittagessen und die sozialen Kontakte. Ich telefoniere zwar viel, aber vor Ort bekommt man die Stimmungen besser mit.

Die gute Ausstattung im Büro weiß ich jetzt noch besser zu schätzen.

Wie wirkt sich die Corona-Krise denn auf Ihr Projekt und Ihre Arbeit aus?

Mein Projekt „Chance Europa“ bietet jungen Arbeitslosen eine Perspektive durch Praktika im Ausland. Eigentlich hätte eine neue Gruppe Jugendlicher vor drei Wochen nach Italien aufbrechen sollen. Jetzt wissen wir nicht, wann und wie es weitergeht. Wir halten aktuell per Messenger-App den Kontakt zur Gruppe, fragen, was die Jugendlichen umtreibt und versenden einmal pro Woche einen Newsletter zur aktuellen Situation und mit Beschäftigungstipps.
Viele unserer Auslandspartner sind jetzt in Kurzarbeit oder es gehen uns durch Kündigungen Kontakte verloren. Und wie begeistert man aktuell Jugendliche für das Ausland? Das treibt mich um. Ich muss planen, was nicht planbar ist.

 
Haben Sie Tipps, um den Lagerkoller zu entgehen?

Man braucht eine gute Struktur für den Arbeitstag. Außerdem nutze ich die Zeit für hausinterne E-Learnings. Zum Ausgleich mache ich Yoga oder Musik. Ich spiele Klavier. Ich hatte jetzt zum ersten Mal eine Chorprobe per Videokonferenz. Die virtuelle Chorprobe war sehr motivierend und wichtig für den Austausch untereinander. Die Idee hat weitere Kreise gezogen. So wurde ich von einem 20 km entfernten Chor eingeladen, eine Probestunde abzuhalten. Die Erfahrung, die ich hierbei gemacht habe, will ich für die Chormitglieder in einem Video festhalten, damit sich jeder daran erinnern kann, wenn die Stimmung aufgrund der Kontaktsperre zu traurig wird.

Wie läuft es im Home Office?
 
Es läuft eigentlich gut. Die erste Woche war ungewohnt, aber man kommt zurecht. Keinen Kundenverkehr zu haben ist die größte Umstellung. Unsere „Hausaufgaben" beschäftigen uns und wir versuchen die Zeit zu nutzen, um in unseren Dateien aufzuräumen und später auch in den Büroschränken. Ein Vorteil ist natürlich auch, dass man das Auto stehen lassen kann.

Wurde bereits vor Corona Home Office genutzt?
 
Lediglich einmal für den Telefondienst. Auch das lief gut
 

Was funktioniert gut?
 
Die Kommunikation untereinander. Wir machen regelmäßig eine virtuelle Konferenz, um uns auszutauschen. Das funktioniert – trotz physischer Distanz – auch dank unserer vhs cloud. Wir haben das Glück eine virtuelle Umgebung nutzen zu können, die datensicher ist und ausschließlich auf deutschen Servern läuft.

Was könnte besser laufen?
 
Unter den derzeitigen Umständen läuft es gut. Ein Zugang zu unserem Verwaltungsprogramm Kufer wäre jedoch sehr hilfreich, damit wir noch besser von zu Hause aus arbeiten könnten.
 

Was fehlt?
 
Tatsächlich ein wenig der tägliche Trubel, das Gelächter der Kolleginnen und Kollegen, der persönliche Kontakt mit ihnen und unseren Kunden.
 

Was tun Sie gegen den Lagerkoller?
 
Morgens alles wie immer machen: früh aufstehen, ins Bad, frisch anziehen, frühstücken. Sich seinen Humor bewahren, mit Verwandten und Freunden kommunizieren und Bewegung an der frischen Luft. Die ungewohnte Ruhe draußen genießen. Radio und Fernseher aus, stattdessen lieber Musik hören, die einen fröhlich stimmt. Mal ganz ohne Nachrichten – zumindest für ein paar Stunden.

Übrigens:

Die vhs LaDaDi bietet auch Online-Kurse an –  Hier geht’s zum Kursangebot:
https://vhs.ladadi.de/programm/kategorie/Online-Kurse/493#kateg493

In der aktuellen Situation wurden Fremdsprachenkurse von Präsenz auf Online-Kurse umgestellt, sodass diese weiterlaufen können. Auch bei Deutschkursen sind für Integrations-Kurs-Berechtigte Online-Angebote geplant.